仕事上でのシステム手帳活用方法
仕事のタスク管理をどうしていますか？
会社のスケジュールシステム、タスク管理アプリ、付箋やメモ帳など、人によって方法はさまざまです。
私も以前はデジタル中心で管理していましたが、ある時期からシステム手帳に切り替えました。
理由は単純で、「自分だけの仕事」を見落としがちになっていたからです。
会社の予定表には、会議や来客、チーム全体のスケジュールが登録されています。
ですが自分の中で進める細かなタスク──例えば「資料の修正」「社内報告の草案作成」「機器の設定変更」などは、システム上では埋もれがちです。
誰にも共有しない“自分専用の仕事”を整理するため、私はアナログのシステム手帳を活用するようになりました。
使用している手帳と筆記具
使っているのは バイブルサイズのシステム手帳。
リフィルは 5mm方眼 のタイプを選んでいます。
1日を 見開き2ページ で使い、左にタスク、右にメモを書く構成です。
ペンは 0.5mmの黒ボールペン をメインに。
完了したタスクを強調するために 赤の蛍光マーカー も併用しています。
この組み合わせに落ち着いた理由は視認性とシンプルさ。
どんな環境でもすぐに書けて、読み返しても混乱しない──それが大事だと思っています。
左ページ：「Todo」欄の書き方
左ページの上部には、その日の「日付」と「Todo」の見出しを記入します。
あとは一日の中でやるべきことを、箇条書きでずらりと並べていくだけ。
書く際のルールは三つ。
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一行で収まるように短く書く。
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省略しても意味が分かるようにする。
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期限や時間がある場合は、必ず横に書き添える。
例えば、
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報告書ドラフト作成（午前）
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A社見積り修正（15時まで）
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サーバ設定チェック（夕方）
といった具合です。
短く、でも自分が後から見て理解できるように書く。
これだけで見返したときのストレスが格段に減ります。
右ページ：「Memo」欄の書き方
右ページは自由に使える「メモページ」。
上部に日付と「Memo」とだけ書いておき、あとは空間を気にせず書き込みます。
内容は何でも構いません。
会議中に出たキーワード、電話で聞いた要件、ちょっとした計算、ひらめき、忘れそうな数字──すべてこのページに一時的に記録します。
“整える前の頭の中”を写す場所、というイメージです。
後から重要なものだけを別リフィルに清書すればいいので、とにかくスピード優先で書くようにしています。
日中の使い方
仕事中は、常にその日の 見開き2ページを開いた状態でデスクに置いておく のがポイントです。
画面を見ながら思いついた瞬間に書く。
タスクが発生したら左ページに、
メモが必要な内容は右ページに。
紙とペンが視界に入っていると、「あとで書こう」がなくなります。
すぐ書ける環境をつくることが、結果的に仕事の抜け漏れを防いでくれます。
タスク完了のルール
1つのタスクが終わったら、その行全体を 赤マーカーで塗りつぶします。
この瞬間がちょっとした達成感。
ページが少しずつ赤く染まっていくと、視覚的にも「今日も進んでいる」と感じられます。
もしその日中に終わらなかった場合は、塗りつぶさず残しておきます。
後日完了した際には、実施した日付を横に書き加えてから 赤で塗ります。
終わらなかった理由がはっきりするので、後から見直すときの参考にもなります。
一日の締めくくり
その日の最後、帰る前に数分だけ手帳を見返します。
完了していないタスクにはチェックを入れ、翌日のページへ書き写す。
これをルーティン化することで、タスクの「持ち越し漏れ」がなくなりました。
また、右ページのメモの中で「残しておきたい内容」は、別のリフィルに清書してまとめます。
これが後で自分専用の知識ノートになっていく感覚です。
手帳を使って感じた効果
この運用を続けて感じたのは、「自分で考える余白が増える」 ということ。
アプリのリマインダーやタスク管理ツールは便利ですが、完了チェックを押すと記録が流れていき、過程が残りません。
手帳の場合、ページをめくれば「この日はどんなタスクで忙しかったか」「どんなメモを残したか」が一目で思い出せます。
そして何より、「手を動かして書く」行為自体が記憶に残りやすい。
ペンを走らせながら考える時間は、単なる記録以上の意味を持っている気がします。
まずはノートからでも始めてみよう
ここまで書いてきましたが、必ずしもシステム手帳である必要はありません。
ノートでも構いませんので、1日1見開き を使って左にTodo、右にMemoを設けるだけで、十分に効果を感じられます。
重要なのは「自分でタスクを見渡せること」と「その日を閉じる習慣をつくること」。
この2つが身につくだけで、仕事の整理力はぐっと上がります。
デジタル全盛の今だからこそ、紙の手帳で自分の思考を可視化する価値がある。
私にとってシステム手帳は、単なるスケジュール帳ではなく「仕事の羅針盤」のような存在になりました。
今日の一ページを開くことから、あなたの一日もよりクリアに始まるかもしれません。
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